Kurumsal ÜTS Eğitimi: Personel Hatalarından Kaynaklı Cezaları Nasıl Sıfırlarsınız?

Tıbbi cihaz ve dental sektöründe faaliyet gösteren bir firmanın en büyük risklerinden biri, dışarıdan bakıldığında "teknik bir veri girişi" gibi görünen ancak hukuki bir beyan niteliği taşıyan Ürün Takip Sistemi (ÜTS) bildirimleridir. Denetimlerde kesilen idari para cezalarının %90'ının "kötü niyet"ten değil, personelin ÜTS ekranlarındaki yanlış bir butona basmasından veya TİTCK mevzuatını yanlış yorumlamasından kaynaklandığını biliyor muydunuz?

Eğer personeliniz barkod kaydı, alma-verme bildirimleri veya teknik dosya güncellemeleri sırasında "deneme yanılma" yöntemiyle ilerliyorsa, firmanız her an ağır yaptırımlarla karşılaşabilir. İşte bu yüzden kurumsal ÜTS eğitimi, bir maliyet kalemi değil; firmanızın geleceğini yasal güvence altına alan en kârlı sigortadır.

ÜTS Kullanımında Personelin En Sık Yaptığı 4 Kritik Hata

Eğitim almamış bir personelin ÜTS sistemi üzerinde yapacağı tek bir hata, tüm stok dengenizi bozabilir ve firmanızı TİTCK nezdinde "riskli firma" kategorisine sokabilir. En sık karşılaştığımız hatalar şunlardır:

• Yanlış Lot/Parti Numarası Girişi: Fiziki stokta olmayan bir lot numarasının sisteme girilmesi, çapraz denetimlerde stok kaçakçılığı şüphesi uyandırır.
• Bildirim Sürelerinin Takip Edilmemesi: Fatura kesildikten sonra yapılması zorunlu olan "Verme Bildirimi" süresinin aşılması otomatik ceza sebebidir.
• Ürün Sınıflandırma ve GMDN Hataları: Tıbbi cihazın risk sınıfını yanlış belirleyerek yapılan kayıtlar, ürünün piyasadan toplatılmasına kadar gidebilir.
• MDR Güncellemelerini Kaçırmak: Personelin eski MDD standartlarına göre belge yüklemeye çalışması, başvuruların sürekli reddedilmesine ve zaman kaybına yol açar.

"Personel hatası yüzünden ödenen tek bir idari para cezası, tüm ekibinize aldıracağınız profesyonel bir eğitim maliyetinin 10 katından daha fazladır."

Dental UTS Danışmanlık ile Uygulamalı ve Yerinde Eğitim

Teorik bilgilerden arındırılmış, tamamen firmanızın iş akışına özel ve TİTCK ekranları üzerinden birebir uygulamalı bir eğitim süreci sunuyoruz. Dental UTS Danışmanlık olarak verdiğimiz eğitimler şu başlıkları kapsar:

1. A'dan Z'ye ÜTS Arayüz ve Fonksiyon Eğitimi

Personelinize sadece veri girmeyi değil; hata kodlarını nasıl okuyacaklarını, askıda kalan bildirimleri nasıl düzelteceklerini ve TİTCK sistemindeki güncellemeleri nasıl takip edeceklerini öğretiyoruz.

2. Stok ve Bildirim Yönetimi Simülasyonu

Alma-verme bildirimleri, zayiat bildirimleri ve iade süreçlerinin hatasız yönetilmesi için firmanızın gerçek stok verileri üzerinden pratik uygulamalar yapıyoruz.

3. Mevzuat ve MDR Uyumluluk Eğitimi

Ekibinizin TİTCK denetçilerinin bakış açısını kavramasını sağlıyoruz. Hangi belgenin neden istendiğini, MDR standartlarının sahada nasıl uygulanacağını vaka örnekleriyle anlatıyoruz.

Eğitim sonunda personeliniz, ÜTS'yi bir "yük" olarak görmeyi bırakıp, firmanızın yasal koruma kalkanı haline gelen yetkin uzmanlara dönüşür.